“¿Puedo tener toallas extra a las 20:00?”
Recepción asiente, lo apunta, se lo pasa a pisos a la siguiente oportunidad — que resulta ser las 21:30. Pisos revisa la nota una hora después. Las toallas llegan a las 22:45. El huésped dejó de esperar a las 21:00 y se acostó frustrado.
Multiplique por 30 pequeñas peticiones diarias. Por 365 días. Esa es la brecha entre huéspedes que hablan bien de su hotel y los que no.
Qué hace Tareas
A diferencia de Reparaciones (mantenimiento de edificio más lento) — Tareas es despacho de alto volumen y vida corta. Almohada extra / limpieza alfombra / recogida lavandería / despertar / late checkout. La petición que recepción registra en 30 segundos y un runner cierra en 15 minutos.
Flujo de estados
Más simple que Reparaciones:
abierta → en curso → hecha
↑
canceladaSin estado bloqueada — las tareas son cortas. Cierre-puede-reabrir y auto-asignación al iniciar aplican (mismos patrones que Reparaciones).
El selector de vencimiento por hora y minuto
Esto es lo que la hace funcionar para hoteles. “Toallas a las 20:00” es un plazo real. No “hoy” — 20:00. El sistema entiende la diferencia.
Un selector de fecha y hora junto a chips de presets para despacho de un toque:
- +1h — toallas en hora actual + 1
- +4h — estancia extendida
- Fin del día — al cierre del turno
- Mañana 9 AM — late checkout + desayuno
- Limpiar — sin hora específica
El selector nativo en iOS y Android abre la rueda OS — sin UI móvil custom.
Fila de tareas rápidas
Seis predeterminadas en los cuatro idiomas — Almohada extra, Toallas extra, Limpieza alfombra, Problema baño, Recogida lavandería, Pedido room service. Los admins reemplazan vía “Gestionar tareas rápidas”. Cuando un hotel añade aunque sea una custom, las predeterminadas dejan de mostrarse — los admins reemplazan, no extienden.
Tocar preset → diálogo con título, categoría y prioridad pre-rellenados, el usuario escribe habitación o zona y envía. Dos toques por despacho.
Categorías
8 categorías fijas (Petición huésped, Pisos, F&B, Conserjería, Transporte, Limpieza, Lencería, Otros) más lista custom administrada.
Permisos
- Cambio de estado: admin, editor de tareas o asignado
- Reabrir: admin, editor, asignado actual o cierre
- Editar campos: admin, editor o reportador
- Self-claim: cualquiera con lectura puede reclamar una tarea activa sin asignar
- Borrado: admin siempre; reportador mientras esté abierta
- Comentar: admin, editor, reportador, asignado (con tope de longitud y contador en vivo)
Panel
4-stat header (Abiertas, En curso, Hechas hoy, tiempo medio de cierre). Barra apilada Abiertas-por-prioridad. Distribución horaria de nuevas tareas en 7 días (24 barras por hora) — revela picos. Por categoría (top 6). Tareas más antiguas (top 10 con bandera roja a 4+ horas). Top cerradores hoy.
El pico de check-in 16–19 h. La oleada de llegadas tarde a las 22 h. La ola del desayuno a las 7 h. Patrones que deberían ser obvios pero sin datos detrás nunca lo son.
Para quién es
Recepciones registrando peticiones y despachando al departamento correcto. Jefas de pisos limpiando la cola en horas punta. F&B siguiendo room service separado de servicio en planta. Directores midiendo time-to-close en peticiones pequeñas como proxy de calidad de servicio.
La parte honesta
La mayoría corre las peticiones con memoria y buena voluntad. Ambos son recursos limitados. El equipo que pasa al siguiente turno olvida cosas. El equipo saturado en hora punta deja caer una pequeña petición que importaba a un huésped.
Un buen sistema de tareas no se trata de seguir a todos. Se trata de que nada se escape. El terreno aburrido entre recepción y operaciones donde la hospitalidad realmente se entrega — o falla.
¿Cómo siguen las peticiones de huéspedes hoy — verbalmente, en papel o en un sistema que todos usan?