Es ist 2 Uhr morgens. Im Keller läuft Wasser. Wen rufen Sie an?
Der Nachtportier weiß es nicht. Die Nummer des Klempners stand auf einem Klebezettel am Empfang. Der Klebezettel ist weg. Die HR-Liste der Notfallkontakte? In einem Ordner, den jemand vor zwei Wochen im GM-Büro eingeschlossen hat.
Also ruft der Portier den Manager zu Hause an. Der Manager ruft den Haustechnik-Leiter an. Der Haustechnik-Leiter sucht in alten WhatsApp-Nachrichten nach der Nummer des Bereitschafts-Klempners. Vierzig Minuten vergehen. Das Wasser nicht.
Das ist der Preis eines fehlenden Kontaktverzeichnisses — gemessen in überschwemmten Teppichen, ruinierten Wänden und einer Nacht, die niemand im Team vergisst.
Was das Kontakte-Modul tut
Ein einziges, aktuelles, mobil verfügbares Adressbuch für jeden Kontakt, den Ihr Hotel je brauchen könnte. Keine Klebezettel. Kein „frag mal Tina.” Keine privaten WhatsApp-Lookups.
- Lieferanten — Klempner, Elektriker, Aufzugsservice, IT-Dienstleister, Schädlingsbekämpfer, Wäscheversorgung
- Notdienste — örtliche Polizei, Feuerwehr, Krankenhaus, Giftnotruf
- Interne Kontakte — Manager über Abteilungen und Häuser, Eigentümer, Bereitschaftsliste pro Nacht
- Dienstleister — Handtuchverleih, OTA-Account-Manager, Support-Hotline der Property-Management-Software
Jeder Kontakt trägt Name, Rolle, Organisation, Telefon, E-Mail, Notizen, Adresse. Tippen, anrufen, fertig.
So funktioniert es
Ein zentrales Verzeichnis, das das ganze Team sieht. Updates von einem Gerät erreichen alle Geräte sofort. Wenn der Aufzugsservice den Anbieter wechselt, ändern Sie den Eintrag einmal — und das Handy des Nachtportiers hat die neue Nummer vor seiner nächsten Schicht.
Suche über Name, Organisation, Rolle oder Notizen. Jeder findet den richtigen Kontakt in Sekunden, nicht Minuten. Kein Suchen in drei Apps und einem Ausdruck.
Wichtige Funktionen
- Tap-to-Call und Tap-to-Email mit Bestätigungsdialog vor dem Start
- Filteransichten nach Rolle — nur Lieferanten, nur Notdienste, nur intern
- Notizfeld für Kontext, den ein Telefonbuch nicht trägt — Türcodes, Bereitschafts-Protokolle, Sprachpräferenzen
- Bearbeiten und Löschen mit klarem Audit, wer wann was geändert hat
- Admins pflegen das Verzeichnis, das Team liest
- Multi-Property-Unterstützung — eine Organisation, ein gemeinsames Verzeichnis, hotelspezifische Filter
Für wen es gemacht ist
Nachtportiers, die um 2 Uhr eine Notfallnummer brauchen. Empfangs-Mitarbeitende, die Gästewünsche nach Taxi, Arzt oder Apotheke bedienen. Haustechnik-Teams, die sonntags Lieferanten anrufen. GMs, die einen neuen Schichtleiter einarbeiten, ohne dass er die persönlichen Kontaktlisten anderer erben muss.
Wenn Ihr Hotel mehr als fünf externe Telefonnummern regelmäßig benutzt (das tut es), zahlt sich das Verzeichnis aus.
Warum das nicht optional ist
Kritische Kontakte liegen in den meisten Hotels gleichzeitig an drei Orten: privates Handy, Ausdruck am Empfang und Excel-Tabelle auf einem Laufwerk, das man von der Etage aus nicht erreicht. Wenn diese Person Urlaub hat, der Ausdruck veraltet ist und das Laufwerk nur am Bürorechner liegt — haben Sie ein Problem.
Ein zentrales, aktuelles, mobil verfügbares Verzeichnis ist kein Nice-to-have. Es ist operative Grundabsicherung. Die Art Funktion, die niemand schätzt — bis 2 Uhr morgens.
Der ehrliche Teil
Die „langweiligen” Funktionen halten oft den Betrieb zusammen. Ein digitales Kontaktverzeichnis ist eine davon. Niemand kauft eine Hotel-Plattform deshalb. Aber im Notfall ist es genau die Funktion, über die man froh ist.
Wie übergeben Sie heute Notfallkontakte zwischen Schichten — und wüsste Ihr Nachtteam jetzt wirklich, wen es anrufen müsste?