Le vendredi après-midi, c’était l’après-midi planning. Trois tableurs, quatre fils WhatsApp, un papier déjà faux le lundi.
C’est l’histoire universelle. Tout directeur d’hôtel l’a vécue. Ouvrir Excel, copier la semaine passée, changer les quelques cases qui bougent, coller une capture dans le groupe, espérer que personne ne se déclare malade. Le lundi, le cuisinier du petit-déjeuner ne vient pas, et on découvre que la moitié de l’équipe travaillait sur la version du mois dernier.
Planning des Équipes remplace tout cela. Un écran, une semaine à la fois, l’IA fait la partie ennuyeuse.
Ce que fait Planning des Équipes
Chaque service a son dossier — Réception, Étages, F&B, Cuisine, Spa, ce qui vous concerne. À l’intérieur, une grille propre sur 7 jours : employés à gauche, lundi à dimanche en haut. Glisser un modèle de quart dans une case, le déplacer ailleurs, cliquer Remplir par IA pour proposer le reste de la semaine, cliquer Publier quand tout va bien. Chaque employé reçoit un e-mail dans sa langue listant tous ses quarts. En fin de semaine, il confirme ce qu’il a vraiment travaillé. En fin de mois, vous exportez un CSV qui entre direct dans la paie.
C’est tout le cycle. Modèles, grille, IA, publier, confirmer, exporter.
Comment ça marche
Ouvrir Planning → Services. Cliquer + Dossier, le nommer d’après le service, cocher en Roster les employés qui y travaillent vraiment, accorder Lecture/Écriture à qui doit gérer. Ajouter trois ou quatre modèles — « Réception matin 07–15 », « Tardive 14–22 », « Petit-déjeuner 06–11 ». Configuration terminée.
Chaque vendredi : ouvrir le dossier, cliquer Remplir par IA, écrire une ligne de contexte — « Deux le matin, un le soir le week-end, Ole préfère le mardi libre » —, examiner la proposition, corriger les cases que l’IA a mal placées, cliquer Publier. L’e-mail part. Terminé.
Chaque dimanche : les employés voient leur semaine sur Ma semaine, tapent Confirmer sur les quarts qu’ils ont effectivement travaillés. Plus de dix minutes d’écart ? Modifier, changer les horaires, courte note. Le manager voit l’écart automatiquement marqué. Pas d’heures sup silencieuses, pas de surprises en fin de mois.
Fonctions clés
- Un dossier par service, une grille de 7 jours par semaine
- Cinq types de quart dans la même grille — travail, congés, maladie, repos, férié
- Modèles de quart réutilisables, dépose en un clic
- IA remplit la semaine vide à partir d’une ligne, cinq exécutions par dossier par semaine
- Publication en un clic — chaque employé reçoit l’e-mail dans sa langue
- Ma semaine — chaque employé voit et confirme ses propres quarts
- Auto-confirmation inclut congés, maladie, férié — pas seulement les heures
- Alerte d’écart si le réel diffère du planifié de plus de 10 minutes
- Confirmation en masse par le manager pour toute la semaine
- Vue d’ensemble — vue GM/RH sur tous les services, heures planifiées vs confirmées, quarts ouverts, alertes
- Copier la semaine, vider la semaine — repartir de la précédente ou de zéro
- Export CSV prêt pour la paie — UTF-8 BOM, compatible Excel, tout l’hôtel
- Séparation des permissions — Lecture, Écriture, Suppression, Roster (le manager n’est pas ajouté automatiquement comme employé)
- Journal d’audit sur chaque action
- Multilingue — anglais, allemand, espagnol, français partout
Pour qui
Directeurs dont le vendredi après-midi part dans le planning. Chefs de service qui changent de planning chaque semaine et ne veulent plus le réinventer. Équipes RH qui veulent une visibilité hôtel-wide sur heures planifiées vs confirmées sans accès admin complet. Propriétaires qui rapprochent la paie à la main chaque mois et préfèrent un CSV prêt à charger.
Si votre hôtel a plus de cinq employés et planifie encore sur papier ou Excel, c’est la mise à niveau.
Pourquoi la permission Roster compte
Dans la plupart des outils, le manager qui crée le planning d’un service y est automatiquement ajouté comme membre. Puis il passe le reste de sa vie à se filtrer hors de la grille. Nous séparons les deux : Écriture veut dire « je gère ce dossier », Roster veut dire « j’apparais comme ligne, je travaille des quarts ici ». Une cheffe de réception peut gérer le planning des étages pendant une semaine de remplacement sans devenir une femme de chambre fictive sur le planning.
Ça paraît mineur. Au quotidien, c’est la différence entre un outil auquel on fait confiance et un outil contre lequel on lutte.
Pourquoi l’auto-confirmation change la paie
La plupart des logiciels de planning s’arrêtent à « voilà ce qu’on a prévu ». Ce qui s’est réellement passé était une conversation à part, en général sur papier, des semaines plus tard. Nous comblons cet écart dans la même vue. Chaque employé tape confirmer sur les quarts conformes, modifie ceux qui ne l’étaient pas. Le manager voit l’écart marqué. Le CSV de paie exporte les deux : ce qui était prévu, ce qui est vraiment payé. La conciliation passe d’une journée à un café.
La part honnête
Le logiciel de planning a été un foutoir pendant des années. Soit un SaaS générique qui ne sait pas ce qu’est une « tardive », soit une fonction de PMS enterrée quatre menus plus bas. Aucun ne colle à la façon dont les hôtels planifient vraiment.
Nous avons pris la question au sérieux : qu’est-ce que le manager se construirait s’il pouvait ? La réponse a été un dossier par service, une semaine à la fois, l’IA pour la partie ennuyeuse, des employés responsables de leur propre vérité, des RH avec un écran, la paie avec un bouton. C’est ce qui a été livré.
Comment votre hôtel construit-il le prochain planning aujourd’hui — papier, Excel, capture WhatsApp, ou un outil fait pour ?