Le brief événement pèse 28 Mo. Le wedding planner demande : « Pouvez-vous m’envoyer les plans ? »
L’équipe sales tente par mail. Outlook rejette. Trop gros. Ils zippent. Toujours trop gros. Ils coupent en deux. Envoient. L’un arrive corrompu. L’aller-retour mange deux heures d’un mardi.
Ou pire : quelqu’un téléverse vers un Dropbox personnel, envoie un lien, et 18 mois plus tard ce lien est encore public. Pas d’expiration. Pas d’audit. Les plans de votre hôtel traînent quelque part.
Ce que fait File Transfer
Téléversez le fichier. Récupérez un lien. Envoyez-le.
Le lien fonctionne pour une durée configurable — ou jusqu’à révocation manuelle, premier événement. Après : disparu. Plus de partages orphelins éternels sur le disque de quelqu’un. Plus de « dans quel dossier Dropbox je l’avais mis ».
Le partenaire externe a ce qu’il lui faut. Le fichier expire quand il doit. L’hôtel garde le contrôle.
Comment ça marche
L’employé ouvre File Transfer, glisse-dépose ou choisit un fichier, enregistre. Le système génère un lien partageable avec date d’expiration — par défaut une semaine, configurable. Le lien part vers le destinataire par mail, chat ou autre.
Après expiration, le lien ne renvoie plus rien. Révocation manuelle en un clic — même effet. Chaque transfert est journalisé : qui, quand, fichier, expiration, traçabilité. Si un régulateur ou partenaire demande un jour « avez-vous partagé X avec Y ? », la réponse est dans le log, pas dans une boîte d’envoi.
Fonctions clés
- Téléversement glisser-déposer avec barre de progression
- Expiration configurable — un jour, une semaine, un mois ou personnalisée
- Révocation manuelle à tout moment
- Restriction par permissions
- Journal d’audit de chaque transfert
- Limites de taille pour éviter l’abus
- Liens chiffrés — pas de risque de bucket public par erreur
Pour qui
Équipes commerciales envoyant briefs et plans aux clients corporate. Responsables F&B échangeant menus et factures avec fournisseurs. RH envoyant offres aux candidats. Marketing diffusant dossiers de presse aux journalistes. Toute équipe qui échange des fichiers avec l’extérieur — c’est-à-dire toutes.
Si votre équipe utilise aujourd’hui Dropbox personnel ou WeTransfer pour le travail (oui), File Transfer est le remplaçant par défaut.
Pourquoi les liens limités sont l’enjeu
La plupart des outils créent par défaut des liens permanents. C’est le mauvais réglage. Un plan, un brouillon de contrat, un tarif interne — n’ont pas à vivre éternellement sur le web ouvert. Le but est : envoyer, utiliser, terminé.
Exactement le détail qu’on apprécie quand un partenariat tourne mal. Le lien d’il y a deux ans ? Expiré. Pas besoin de relancer. Pas de « pouvez-vous supprimer le fichier ? ». Le système l’a fait.
La part honnête
Les hôtels partagent des fichiers à l’extérieur tous les jours. Briefs, RFP, contrats, photos, matériels fournisseurs. La plupart passe par mail, WhatsApp, cloud personnel. Aucun n’a été conçu pour ça.
Pas de la paranoïa sécuritaire. De l’hygiène opérationnelle de base — qui devient évidente dès qu’une question RGPD atterrit sur le bureau du directeur.
Comment gérez-vous le partage avec les partenaires aujourd’hui — pièce jointe, WeTransfer ou plus sûr ?