Le contrat de maintenance ascenseur s’est auto-reconduit pour 2 ans. La date de résiliation est passée il y a 3 semaines.
Le directeur le découvre aujourd’hui en revoyant le budget. Ils prévoyaient depuis des mois de changer de prestataire. La nouvelle offre était sur la table — meilleur service, meilleur prix, prête à signer. Trop tard. Deux ans de plus bloqués.
Pas une exception dans l’hôtellerie. C’est mardi.
Ce que fait Gestion des Contrats
Chaque contrat — fournisseurs, services, logiciels, baux, prestations — enregistré avec ses dates de renouvellement et résiliation. Le système envoie des alertes automatiques bien avant chaque échéance. Avec assez d’avance pour vraiment agir.
- Négocier avant que la reconduction ne s’enclenche
- Changer de prestataire quand une meilleure offre arrive
- Renouveler à de meilleures conditions parce qu’on a une alternative
- Ou confirmer et avancer, intentionnellement
Ce que vous ne faites plus : découvrir l’échéance trois semaines après son passage.
Comment ça marche
Une entrée de contrat porte nom, fournisseur, date de début, date de fin, date de préavis, valeur, e-mails à notifier, notes et pièces jointes (PDF signé, dernier avenant).
Une vérification quotidienne parcourt chaque contrat actif et identifie tout ce qui se trouve dans les fenêtres d’alerte configurées (90 / 60 / 30 / 14 / 7 jours). Un mail d’alerte part vers la liste avec nom, fournisseur, jours restants et lien vers l’enregistrement.
Le mail est l’alerte qui ne dépend de la mémoire de personne. L’enregistrement est l’endroit où l’équipe agit.
Fonctions clés
- Date de préavis et date de fin comme champs séparés
- Liste d’e-mails à notifier avec validation
- Mails d’avertissement quotidiens
- Fenêtres d’alerte configurables par hôtel
- Pièces jointes — PDF signé, avenants, contrats liés
- Flux — actif, renouvelé, résilié, expiré
- Permissions par dossier — contrats sensibles visibles uniquement par directeur et finance
- Recherche et filtre par fournisseur, échéance proche, catégorie
Pour qui
Directeurs avec 50+ contrats actifs et « set it and forget it » trop long. CFO auditant les dépenses récurrentes contre les livraisons réelles. Propriétaires exigeant un registre contractuel à jour sur plusieurs établissements. Achats négociant des renouvellements depuis une position d’information, pas de « on vient de réaliser ».
Tout hôtel qui signe des accords (tous) et veut savoir quand est la prochaine décision (tous devraient).
Pourquoi c’est plus grand qu’il n’y paraît
L’impact financier des échéances ratées est énorme et presque jamais mesuré. Chaque auto-reconduction au tarif ancien, chaque service bloqué qui aurait dû être remis en concurrence, chaque clause de résiliation manquée d’une semaine — additionne du vrai argent que l’hôtel n’avait pas besoin de dépenser.
Le suivi contractuel ne devrait pas dépendre du fait que quelqu’un pense à regarder le calendrier. Exactement le genre de tâche récurrente liée à des dates pour laquelle le logiciel a été inventé. La seule raison pour laquelle la plupart des hôtels le font à la main est que personne n’a construit un outil adapté.
La part honnête
Nous avons vu ce schéma dans chaque groupe : contrats répartis entre boîtes mail personnelles, lecteurs partagés et la mémoire de qui a signé. Quand cette personne part, le savoir part avec elle. Deux ans plus tard, quelqu’un l’apprend à la dure.
Les alertes automatiques sur chaque renouvellement sont la fonction la plus ennuyeuse de ce site. Aussi l’une des plus impactantes.
Comment suivez-vous aujourd’hui les renouvellements de contrats — rappels calendrier, tableur, ou vraiment des alertes automatisées ?