Il est 2 h du matin. Une fuite d’eau au sous-sol. Qui appelez-vous ?
Le night auditor ne sait pas. Le numéro du plombier était sur un post-it à la réception. Le post-it a disparu. La liste RH des contacts d’urgence ? Dans un classeur que quelqu’un a enfermé dans le bureau du directeur il y a deux semaines.
Donc l’auditeur appelle le manager chez lui. Le manager appelle le chef de maintenance. Le chef cherche dans de vieux WhatsApp le numéro du plombier d’astreinte. Quarante minutes passent. L’eau, non.
C’est le coût d’un annuaire absent — mesuré en moquettes inondées, cloisons abîmées et une nuit que personne n’oublie.
Ce que fait Contacts
Un unique carnet d’adresses à jour, mobile, pour chaque contact dont votre hôtel pourrait avoir besoin. Pas de post-it. Pas de « demande à Tina ». Pas de recherche sur WhatsApp privé.
- Fournisseurs — plombier, électricien, ascensoriste, prestataire IT, dératiseur, blanchisserie
- Services d’urgence — police locale, pompiers, hôpital, anti-poison
- Contacts internes — managers, propriétaires, liste d’astreinte par nuit
- Prestataires — location de linge, account manager OTA, support du PMS
Chaque contact porte nom, rôle, organisation, téléphone, e-mail, notes, adresse. Toucher, appeler, terminé.
Comment ça marche
Un annuaire central que toute l’équipe voit. Les mises à jour depuis un appareil atteignent tous les autres immédiatement. Quand l’ascensoriste change de prestataire, vous modifiez l’entrée une fois — et le téléphone du night auditor a le nouveau numéro avant son prochain service.
Recherche par nom, organisation, rôle ou notes. Chacun trouve le bon contact en secondes. Pas de fouille dans trois apps et une feuille imprimée.
Fonctions clés
- Tap-to-call et tap-to-mail avec dialogue de confirmation
- Filtres par rôle — uniquement fournisseurs, urgences, internes
- Champ notes pour le contexte qu’un téléphone ne porte pas — codes d’accès, protocoles hors heures, langues
- Édition et suppression auditées
- Les administrateurs maintiennent, l’équipe lit
- Multi-propriété — une organisation, un annuaire, filtres par hôtel
Pour qui
Night auditors qui ont besoin d’un numéro d’urgence à 2 h. Personnel de réception gérant taxis, médecins, pharmacies pour les clients. Maintenance appelant des fournisseurs un dimanche. Directeurs intégrant un nouveau superviseur qui ne devrait pas hériter des contacts personnels d’autrui.
Si votre hôtel s’appuie sur plus de cinq numéros externes (c’est le cas), l’annuaire mérite sa place.
Pourquoi ce n’est pas optionnel
Les contacts critiques vivent dans la plupart des hôtels à trois endroits à la fois : le téléphone personnel de quelqu’un, une feuille imprimée à l’accueil, un Excel sur un lecteur partagé hors d’atteinte depuis l’étage. Quand cette personne est en vacances, la feuille datée et le lecteur sur l’ordinateur du bureau — vous avez un problème.
Un annuaire central, à jour, mobile n’est pas un « nice-to-have ». C’est de la continuité opérationnelle de base. Le genre de fonction qu’on n’apprécie pas… jusqu’à 2 h du matin.
La part honnête
Les fonctions « ennuyeuses » sont souvent celles qui tiennent une opération. Un annuaire numérique en fait partie. Personne n’achète une plateforme à cause de cela. Mais à l’instant d’une vraie urgence, c’est exactement la fonction qu’on est content d’avoir.
Comment passez-vous les contacts d’urgence entre services aujourd’hui — et votre équipe de nuit saurait-elle qui appeler maintenant ?