El viernes por la tarde solía ser la tarde del cuadrante. Tres Excel, cuatro hilos de WhatsApp y un papel que ya estaba mal el lunes.
Es la historia universal. Todo director de hotel lo ha hecho. Abrir Excel, copiar la semana pasada, cambiar lo poco que cambia, pegar captura en el grupo, esperar que nadie llame diciendo que está enfermo. El lunes no aparece el cocinero del desayuno y descubres que medio equipo trabajaba con la versión del mes pasado.
La Planificación de Turnos sustituye todo eso. Una pantalla, una semana cada vez, la IA hace lo aburrido.
Qué hace Planificación de Turnos
Cada departamento tiene su carpeta — Recepción, Pisos, F&B, Cocina, Spa, lo que tengas. Dentro, una cuadrícula limpia de 7 días: empleados a la izquierda, lunes a domingo arriba. Suelta una plantilla de turno en una celda, arrástrala a otra, pulsa Rellenar con IA para proponer el resto de la semana, pulsa Publicar cuando esté bien. Cada empleado recibe un correo en su idioma con todos sus turnos. Al final de la semana confirma lo que realmente trabajó. A fin de mes exportas un CSV que entra directo en la nómina.
Ese es todo el ciclo. Plantillas, cuadrícula, IA, publicar, confirmar, exportar.
Cómo funciona
Abre Planificación → Departamentos. Pulsa + Carpeta, ponle el nombre del departamento, marca a los empleados que realmente trabajan ahí en Roster, da permisos Lectura/Escritura a quienes deben gestionarlo. Añade tres o cuatro plantillas — “Recepción mañana 07–15”, “Tarde 14–22”, “Desayuno 06–11”. Listo.
Cada viernes: abre la carpeta, pulsa Rellenar con IA, escribe una línea de contexto — “Dos por la mañana, uno en tardes de fin de semana, Ole prefiere martes libre” —, revisa la propuesta, edita las celdas que la IA hizo mal, pulsa Publicar. Sale el correo. Hecho.
Cada domingo: los empleados ven su semana en Mi semana, pulsan Confirmar en los turnos que realmente trabajaron. ¿Más de diez minutos de diferencia? Editar, cambia los horarios, añade una nota corta. El manager ve la varianza marcada automáticamente. Sin horas extra silenciosas, sin sorpresas a fin de mes.
Funciones clave
- Una carpeta por departamento, una cuadrícula de 7 días por semana
- Cinco tipos de turno en la misma cuadrícula — trabajo, vacaciones, baja, libre, festivo
- Plantillas de turno reutilizables con drop de un clic
- IA rellena la semana vacía desde una línea, cinco ejecuciones por carpeta por semana
- Publicar en un clic — cada empleado recibe correo en su idioma
- Mi semana — cada empleado ve y confirma sus propios turnos
- Autoconfirmación incluye vacaciones, baja, festivo — no solo horas
- Aviso de varianza si lo real difiere de lo planificado en más de 10 minutos
- Manager confirma toda la semana en bloque
- Panel general — vista GM/HR de todos los departamentos, horas planificadas vs confirmadas, turnos abiertos, avisos
- Copiar semana, vaciar semana — empezar desde la pasada o de cero
- CSV listo para nómina — UTF-8 BOM, compatible Excel, hotel completo
- Separación de permisos — Lectura, Escritura, Borrado, Roster (el manager no se añade automáticamente como empleado)
- Registro de auditoría en cada acción
- Multilingüe — inglés, alemán, español, francés en todo
Para quién
Directores cuyo viernes por la tarde se va en el cuadrante. Jefes de departamento que cambian el cuadrante cada semana y no quieren reinventarlo cada vez. HR que necesita visibilidad de toda la propiedad sobre horas planificadas vs confirmadas sin permisos de administrador completo. Propietarios que cuadran la nómina a mano cada mes y prefieren un CSV listo para subir.
Si tu hotel tiene más de cinco empleados y aún planifica en papel o Excel, este es el salto.
Por qué importa el permiso Roster
En la mayoría de las herramientas, el manager que crea el cuadrante de un departamento se añade automáticamente como miembro. Y luego pasa el resto de su vida filtrándose a sí mismo de la cuadrícula. Nosotros lo separamos: Escritura significa “gestiono esta carpeta”, Roster significa “aparezco como fila, trabajo turnos aquí”. Una jefa de recepción puede gestionar el cuadrante de Pisos durante una semana de sustitución sin convertirse en una limpiadora ficticia en el cuadrante.
Suena menor. En el día a día es la diferencia entre una herramienta de la que te fías y una herramienta contra la que peleas.
Por qué la autoconfirmación cambia la nómina
La mayoría del software de turnos se queda en “esto era lo planificado”. Lo que pasó de verdad era una conversación aparte, normalmente en papel, semanas después. Cerramos ese hueco dentro de la misma vista. Cada empleado pulsa confirmar en los turnos que fueron como estaban, edita los que no. El manager ve la diferencia marcada. El CSV de nómina exporta ambos: lo planificado y lo realmente pagado. La conciliación pasa de un día a un café.
La parte honesta
El software de turnos lleva años siendo un caos. O es un SaaS genérico que no sabe lo que es una “guardia nocturna”, o es una función de PMS enterrada cuatro menús abajo. Ninguno encaja con cómo planifican realmente los hoteles.
Tomamos la pregunta en serio: ¿qué se construiría el manager para sí mismo si pudiera? La respuesta fue una carpeta por departamento, una semana a la vez, IA para la parte aburrida, empleados responsables de su propia verdad, HR con una pantalla, nómina con un botón. Eso es lo que enviamos.
¿Cómo planifica tu hotel el próximo cuadrante hoy — papel, Excel, captura de WhatsApp o algo hecho para eso?