El brief del evento pesa 28 MB. El planificador pregunta: “¿Me podéis enviar los planos?”
El equipo comercial lo intenta por correo. Outlook lo rebota. Demasiado grande. Lo zipean. Sigue grande. Lo dividen en dos archivos. Los envían. Uno llega corrupto. El ida y vuelta consume dos horas de un martes.
O peor: alguien lo sube a su Dropbox personal, manda enlace, y 18 meses después el enlace sigue público. Sin caducidad. Sin auditoría. Los planos de su hotel andan por ahí.
Qué hace File Transfer
Suba el archivo. Reciba un enlace. Envíelo.
El enlace funciona durante un periodo configurable — o hasta que lo revoque manualmente, lo que ocurra primero. Después: nada. Sin enlaces huérfanos viviendo eternamente en algún disco. Sin tratar de recordar en qué carpeta de Dropbox lo puso.
La parte externa recibe lo que necesita. El archivo caduca cuando debe. El hotel mantiene el control.
Cómo funciona
El empleado abre File Transfer, arrastra o selecciona el archivo, guarda. El sistema genera un enlace compartible con fecha de caducidad — por defecto una semana, configurable. El enlace va al destinatario por correo, chat o canal preferido.
Tras la caducidad, el enlace no devuelve nada. La revocación manual es un clic — mismo efecto. Cada transferencia se registra: quién compartió, cuándo, archivo, caducidad y traza de auditoría. Si un regulador o socio pregunta “¿compartió X con Y?”, la respuesta está en el log de auditoría, no en una bandeja de salida.
Funciones clave
- Subida con arrastrar y soltar e indicador de progreso
- Caducidad configurable — un día, una semana, un mes o personalizada
- Revocación manual en cualquier momento
- Restricción por permisos — solo roles autorizados pueden compartir
- Log de auditoría de cada transferencia
- Límites de tamaño contra abuso de almacenamiento
- Enlaces cifrados — sin riesgo de buckets públicos por error
Para quién es
Equipos comerciales enviando briefs y planos a clientes corporativos. Responsables F&B intercambiando menús e ítems con proveedores. RR.HH. enviando ofertas a candidatos. Marketing reenviando dossiers de prensa. Cualquier equipo del hotel que intercambie archivos con personas fuera del edificio — es decir, todos.
Si su equipo usa hoy Dropbox personal o WeTransfer para trabajo (lo usa), File Transfer es el reemplazo por defecto.
Por qué los enlaces con caducidad son el punto
La mayoría de herramientas por defecto crea enlaces permanentes. Es el valor por defecto equivocado. Un plano, un borrador de contrato, una lista de precios interna — no tienen por qué vivir eternamente en la web abierta. La idea es: enviar, usar, terminar.
Es exactamente el detalle que aprecia cuando algo va mal con un socio con el que ya no trabaja. ¿El enlace que tenía hace dos años? Caducado. Sin seguimiento. Sin “oye, ¿podéis borrar el archivo?”. El sistema lo gestionó.
La parte honesta
Los hoteles comparten archivos externamente cada día. Briefs, RFPs, contratos, fotos, materiales de proveedores. La mayoría va por correo, WhatsApp o nube personal. Ninguna fue construida para lo que se les exige.
No es paranoia de seguridad. Es higiene operativa básica — y se vuelve obvio el momento en que una pregunta de privacidad llega al escritorio del director.
¿Cómo gestiona hoy el intercambio de archivos con socios externos — adjuntos, WeTransfer u otra cosa más segura?