Son las 2 de la madrugada. Hay una fuga de agua en el sótano. ¿A quién llama?
El auditor de noche no lo sabe. El número del fontanero estaba en una nota adhesiva en recepción. La nota desapareció. ¿La lista HR de contactos de emergencia? En una carpeta que alguien encerró en el despacho del director hace dos semanas.
Así que el auditor llama al gerente a casa. El gerente llama al jefe de mantenimiento. El jefe busca en mensajes antiguos de WhatsApp el número del fontanero de guardia. Cuarenta minutos pasan. El agua, no.
Ese es el coste de un directorio de contactos ausente — medido en alfombras inundadas, paneles arruinados y una noche que nadie del equipo olvidará.
Qué hace el módulo Contactos
Una única agenda actual y móvil para todo contacto que su hotel pueda necesitar. Sin notas adhesivas. Sin “pregúntale a Tina”. Sin búsquedas en WhatsApp privado.
- Proveedores — fontanero, electricista, mantenimiento de ascensores, soporte IT, control de plagas, lavandería
- Servicios de emergencia — policía local, bomberos, hospital, toxicología
- Contactos internos — gerentes en departamentos y propiedades, propietarios, lista de guardia por noche
- Proveedores de servicio — alquiler de toallas, gestor de cuentas OTA, soporte de la PMS
Cada contacto lleva nombre, rol, organización, teléfono, correo, notas, dirección. Tocar, llamar, hecho.
Cómo funciona
Un directorio central que todo el equipo ve. Las actualizaciones desde un dispositivo llegan a todos al instante. Cuando la empresa de ascensores cambia, modifica la entrada una vez — y el móvil del auditor de noche tiene el nuevo número antes de su próximo turno.
Búsqueda por nombre, organización, rol o notas. Cualquier miembro encuentra el contacto en segundos. Sin buscar en tres apps y un papel impreso.
Funciones clave
- Tap-para-llamar y tap-para-correo con diálogo de confirmación
- Filtros por rol — solo proveedores, solo emergencias, solo internos
- Campo de notas para contexto que un teléfono no carga — códigos de puerta, protocolos fuera de horario, idioma preferido
- Edición y borrado con auditoría clara
- Los administradores mantienen el directorio, el equipo lee
- Soporte multi-propiedad — una organización, un directorio, filtros por hotel
Para quién es
Auditores de noche que necesitan un número de emergencia a las 2 AM. Personal de recepción que gestiona peticiones de huéspedes (taxi, médico, farmacia). Equipos de mantenimiento llamando a proveedores un domingo. Directores incorporando un nuevo supervisor que no debería heredar las listas personales de nadie.
Si su hotel depende de más de cinco números externos (lo hace), el directorio se gana su sitio.
Por qué no es opcional
Los contactos críticos en la mayoría de hoteles viven simultáneamente en tres sitios: el móvil personal de alguien, una hoja impresa en recepción y una hoja de cálculo en una unidad compartida inaccesible desde la planta. Cuando esa persona está de vacaciones, la hoja impresa está desactualizada y la unidad solo está en el ordenador del despacho — tiene un problema.
Un directorio central, actual y móvil no es un “agradable de tener”. Es continuidad operativa básica. La función que nadie aprecia hasta las 2 AM.
La parte honesta
Las funciones “aburridas” suelen ser las que sostienen una operación. Un directorio digital es una de ellas. Nunca será la razón por la que alguien compra una plataforma. Pero en el momento en que llega una emergencia real, es exactamente la función que agradece.
¿Cómo entrega su hotel los contactos de emergencia entre turnos hoy — y sabría su equipo nocturno a quién llamar ahora mismo?